Технологичный проект КЭДО
В феврале 2023 года в компании «Лента» стартовал переход на систему Кадрового Электронного Документооборота (КЭДО). Были проведены масштабные работы по интеграции с внутренними и внешними системами, создано единое информационное пространство для всех сотрудников компании. Осенью 2024 года проект был успешно завершен: на КЭДО перешли более 40 000 сотрудников всех дивизионов.
93% всех сотрудников компании «Лента» используют КЭДО для подачи заявлений и подписи приказов в электронном виде, при этом хранить бумажный вариант уже не требуется. Переход на КЭДО помог сотрудникам Дирекции по персоналу высвободить время, которое раньше требовалось для выполнения рутинных задач. Компания оптимизировала затраты на почтовые расходы, а также снизила объём бумаги, используемой для документов, что соответствует целям по эффективному использованию природных ресурсов.
Технологичность проекта обусловлена реализацией интеграции с учетными системами Ленты (SAP HR), система КЭДО размещена on-premise в защищенном контуре Ленты (WAF, AntiDDos), используется двухфакторная аутентификация, интеграция с AD, проведено нагрузочное тестирование.
Защита и конфиденциальность
Электронные документы имеют такую же юридическую силу, как и бумажные. Оператор КЭДО включён в государственный реестр и работает по защищённым протоколам. Пароли пользователей системы хранятся в закодированном виде. Каждый сотрудник имеет свою уникальную подпись (УНЭП), которая полностью оплачивается работодателем. Она используется только для кадровых документов, не имеет юридической силы при подписи других документов.
КЭДО интегрирован с мобильным приложением «Лента Спутник». В компании его используют почти все сотрудники, поэтому подписать документы можно в один клик.
Преимущества решения для руководителя и сотрудника:
- Все кадровые согласования можно провести оперативно и в одной системе;
- Дистанционное одобрение документа происходит в один клик;
- Оперативный обмен кадровой информацией за доли секунд;
- Подписать документы можно в любое удобное время;
- Сотруднику не нужно тратить время на посещение отдела персонала;
- Кадровые документы всегда под рукой и в сохранности;
- Легко и быстро можно узнать, какое решение принято по заявлению.
Этот проект, без преувеличения, был сложным. Сама отрасль КЭДО в России довольно молодая, выбрать оптимальную для нашей компании платформу оказалось непросто. Мы тестировали три и остановились на той, чье решение максимально соответствовало особенностям «Ленты». Также важно было учесть множество уникальных факторов, чтобы в конечном итоге система была максимально безопасной, удобной и простой в использовании.
Руководитель проектаКолосова Анастасия
Награды
Осенью 2024 года система кадрового электронного документооборота "Ленты" пополнила копилку наград премией «Лучший ЭДО в России и СНГ».
