Robotic Process Automation (RPA) – это технология программных роботов, которые выполняют рутинные операции без участия человека. Они работают быстрее, точнее и дешевле сотрудников, сокращают затраты на обработку данных и минимизируют ошибки.
Primo RPA – платформа для роботизации бизнес-процессов, которая работает в крупнейших компаниях России: «Лента», «ВТБ», «Газпром Нефть», «Алроса», «ММК» и других лидерах отраслей.
Какие задачи решает RPA:
- мониторинг данных – поиск и сбор информации с внешних и внутренних систем;
- обработка входящей корреспонденции – автоматическая работа с почтовыми сообщениями;
- чтение и обработка документов – Excel, PDF, XML, PPT, Word;
- контроль качества данных – выявление расхождений и ошибок в учетных системах;
- формирование отчетов – подготовка некритичной отчетности;
- рутинные операции – обработка данных, загрузка информации в системы.
Ценности RPA для бизнеса
RPA помогает компаниям тратить меньше времени, финансовых и человеческих ресурсов на сопровождение и поддержку процессов. Роботы работают 24/7 без ошибок, оперативно адаптируются к изменениям бизнес-логики и могут быть масштабированы в зависимости от потребностей бизнеса.
Основные преимущества RPA:
- скорость внедрения – автоматизация процессов занимает до 10 раз меньше времени, чем доработка ИТ-систем;
- гибкость интеграции – роботы могут работать с устаревшими системами без API;
- снижение затрат – сокращение расходов на ручной труд и минимизация ошибок;
- простота масштабирования – можно быстро подключить новых роботов при росте нагрузки.
Функциональные возможности и технологии
Primo RPA — гибкая платформа, которая поддерживает работу в среде Windows и Linux, с сертификацией для Astra Linux, РЕД ОС и РОСА Линукс.
Разработка и настройка роботов возможны без программирования благодаря поддержке No Code и Low Code, при этом предусмотрена возможность интеграции пользовательского кода для сложных сценариев. Платформа поддерживает готовые коннекторы для корпоративных систем: SAP, MS Office, 1С и МойОфис, что заметно сокращает время развертывания решений.
Встроенный AI-модуль Primo RPA AI Server использует нейросети для анализа и обработки документов, а Primo RPA Idea Hub помогает автоматически оценивать эффективность внедрения роботизации. Для развития компетенций предусмотрена Академия RPA, где проходят обучение разработчики, аналитики и руководители центров компетенций.
Отличия Primo RPA от конкурентов
На рынке RPA представлено множество решений: Pix RPA, Sherpa RPA, Robin RPA и UiPath, но Primo RPA выделяется благодаря скорости разработки, гибкости интеграции и высокой адаптивности.
Внедрение роботов с использованием этой платформы занимает до 10 раз меньше времени, чем при использовании альтернативных решений. Primo RPA может работать с системами без API и быстро обновляться при изменении бизнес-логики.
Платформа поддерживает автоматизацию сложных процессов и демонстрирует стабильность даже при большом количестве роботов. Ключевые преимущества – первоклассная техническая поддержка и консалтинг, а также развитая сеть партнеров, которая сопровождает заказчиков на всех этапах внедрения.
Как работает роботизация в «Ленте»
В «Ленте» RPA используется с 2018 года. Сегодня роботы на базе Primo RPA выполняют работу в 56 бизнес-процессах и помогают перераспределять ресурсы сотрудников на более важные задачи.
Внедрение RPA началось с быстрого роста числа задач, которые хотелось автоматизировать. Но без четких принципов возникали проблемы: роботы не всегда справлялись с изменениями интерфейсов, а критические процессы могли останавливаться.
Архитектурные принципы применения RPA
В результате анализа и опыта «Лента» разработала архитектурные принципы роботизации, определяющие, когда и как использовать RPA:
- мониторинг сайтов и поиск сведений;
- обработка входящей почты;
- рутинные операции, не влияющие на критичные бизнес-процессы;
- чтение данных из MS Word, Excel, XML, PPT, PDF;
- автоматизация разовых задач с множеством циклов операций;
- подготовка некритичной отчетности с контролем пользователя;
- загрузка данных, недоступных через API, с контролем пользователя.
Пользователи остаются вовлеченными в процессы и могут выполнять задачи вручную в случае форс-мажора.
Примеры использования RPA в «Ленте»
Робот для коммерческой службы
Робот помогает обрабатывать письма от поставщиков: он собирает и анализирует входящие сообщения и заносит комментарии в сводные файлы КС. Каждую неделю поставщики получают отчёт по недопоставкам SL. В нём указаны позиции, по которым уровень SL ниже договорного. Поставщики должны прокомментировать каждую такую позицию и отправить отчёт обратно — робот обработает эти данные. Робот собирает данные по позициям и комментариям ежедневно, включая выходные дни. Благодаря автоматизации удалось полностью отказаться от ручной обработки в 4 FTE, и ускорить процесс, особенно при росте объёмов данных.
Робот для коммерческой службы по договорной работе
Робот обрабатывает письма от менеджеров КС, которые сообщают о начале и завершении переговоров. Он находит письма в специальном электронном ящике, извлекает нужные данные по шаблону и вносит их в общий файл. Также робот определяет календарную неделю по дате письма и автоматически указывает ответственного — по адресу отправителя. Занесение данных в ручном режиме занимало до 4 часов в день, а в пиковые периоды целый рабочий день отдельного сотрудника. Часто возникали ошибки. Теперь вся операция, включая проверку данных, занимает всего 20–30 минут — из них 30 минут работает робот.
Робот для ОЦО (общего центра обслуживания)
Робот контролирует ошибки при сканировании документов в электронный архив. Он сравнивает данные с учетной системой, выявляет расхождения и формирует отчет-реестр с техническими и человеческими ошибками.
Робот для кадровой дирекции
Робот автоматизирует учет сверхурочных часов персонала в торговых комплексах по квалифицированным услугам (аутстаффинг). Он собирает данные из нескольких систем, рассчитывает суммы выплат в соответствии со ставками поставщика и отправляет отчеты участникам процесса. При количестве торговых комплексов около 600, экономия составляет порядка 30 FTE, а также уменьшаются риски необоснованного начисления премий.
Уроки и улучшения
Один из ключевых выводов – автоматизация критичных процессов может привести к рискам. Проблема с роботом для бухгалтерии, который работал с начислением НДС и финансовыми проводками в «Ленте», показала риски автоматизации критичных процессов. В результате компания отказалась от автоматизации процессов, связанных с финансовым учетом и налоговой отчетностью.
Через год после внедрения архитектурных принципов был проведен анализ текущих роботов, пересмотрены процессы и обновлен код. Эти шаги помогли снизить техническую поддержку на 15%.
Создание четких принципов и дорожной карты развития RPA улучшило понимание бизнеса о возможностях технологии и оптимизировало взаимодействие между ИТ и бизнесом.
Консалтинг и сопровождение
Эксперты Lenta tech готовы оказать консалтинговые услуги для автоматизации бизнес-процессов в компании. Специалисты помогут разработать и сопровождать роботизацию, выбрать процессы для автоматизации и адаптировать их под изменения в бизнес-логике и требованиям к безопасности. Возможна расширенная техническая поддержка с приоритетной разработкой необходимых функций на коммерческой основе. С помощью модульной архитектуры Primo RPA можно поэтапно развивать продукт и добавлять компоненты, например, для работы с ИИ – Primo RPA AI Server. Также доступны дистанционные тренинги для успешного внедрения и использования решений Primo RPA.
